Mỗi năm cả nước có hàng chục hội chợ thương mại, du lịch được tổ
chức ở nhiều thời điểm khác nhau. Tham gia hội chợ, các doanh nghiệp tốn một
khoản tiền không nhỏ, chưa kể thời gian, công sức cho các khâu chuẩn bị như thủ
tục đăng ký, đi tiền trạm, thiết kế gian hàng, in ấn tài liệu, tập gấp, làm
phim quảng bá, tìm nơi lưu trú, phương tiện đi lại… Vì vậy, việc nghiên cứu
tính chất, đối tượng khách đến hội chợ, lựa chọn đơn vị tổ chức, uy tín, thương
hiệu của hội chợ là điều quan trọng để đạt được mục đích quảng bá thương hiệu,
khảo sát nhu cầu khách, tìm kiếm khách hàng tại hội chợ.
Hội
chợ quảng bá văn hóa du lịch tại tỉnh Vĩnh Phúc
Một vấn đề mà đơn vị chuyên môn cũng như các doanh nghiệp trên
địa bàn tỉnh gặp phải hiện nay là sự lúng túng khi tham gia hội chợ; đội ngũ
cán bộ, nhân viên tiếp thị chưa chuyên nghiệp. Những thông tin liên quan như tờ
rơi, sản phẩm mẫu để quảng bá chưa phong phú...và quan trọng là các doanh
nghiệp chưa thực sự vào cuộc.
Để thành công khi tham gia các hội chợ, có nhiều công việc cần
được thực hiện. Cụ thể như sau:
1.
Về công tác chuẩn bị:
Cần sớm lên kế hoạch quảng bá, xúc tiến du lịch và cung cấp, trao đổi kế hoạch
giữa các bên để tăng cường phối hợp, phát huy sự cộng hưởng nguồn lực. Đặc
biệt, doanh nghiệp du lịch phải xác định rõ mục đích, mục tiêu cụ thể để lựa
chọn tham gia những hội chợ phù hợp; từ đó chủ động chuẩn bị sản phẩm quảng bá
hướng tới từng thị trường mục tiêu và quan tâm đầu tư chuẩn bị tài liệu điện tử
thay cho tờ rơi, lựa chọn những sản phẩm lưu niệm nhỏ gắn với những làng nghề
truyền thống, sản vật của địa phương để tặng cho khách tham quan hội chợ vừa là
một công cụ quảng bá và cũng góp phần thu hút khách đến gian hàng. Cùng với đó,
doanh nghiệp du lịch cần đặc biệt chú trọng đến công tác liên hệ trước, đặt
lịch hẹn với đối tác, người mua (buyers). Ngoài ra, cán bộ tham gia cũng cần
trau dồi các kỹ năng mềm và khả năng ngoại ngữ để nâng cao hiệu quả thông tin,
đàm phán, thuyết phục đối tác và khách hàng.
2.
Tổ chức tham gia hội
chợ: tích cực tổ chức và tham gia họp đoàn, đẩy mạnh phối hợp chặt chẽ hơn nữa
trong thiết kế gian hàng chung thông qua việc đóng góp ý tưởng cũng như nguồn
lực để tạo nên gian hàng xứng tầm, thể hiện niềm tự hào của du lịch Vĩnh Phúc
và quan trọng là phù hợp với thị hiếu của thị trường mục tiêu. Đồng thời, phối
hợp tổ chức các hội thảo, roadshow, tiệc cocktail… tạo cơ hội để doanh nghiệp
du lịch gặp gỡ, giao lưu, hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp trong và
ngoài nước.
3.
Các hoạt động cần chú
trọng triển khai sau khi tham gia hội chợ: Sau khi tham gia hội chợ, các bên
cần tổ chức họp đoàn để đánh giá kết quả đạt được, thuận lợi, khó khăn và rút
kinh nghiệm cho những lần tham gia khác; đồng thời huy động nguồn lực để tổ
chức các đoàn famtrip, presstrip. Doanh nghiệp nên cân nhắc chi phí cơ hội khi
tham gia tổ chức famtrip và lợi ích thu được, đầu tư để có nguồn khách riêng.
Mặc dù, du lịch Vĩnh Phúc còn hạn chế trong nguồn lực dành cho hoạt động xúc
tiến, nhưng cũng cần đầu tư tham gia hội chợ du lịch quốc tế qua một số hình
thức kết hợp nhằm phát huy hiệu quả từ hoạt động quảng bá, xúc tiến ra thị
trường ngoài nước.
Vĩnh Phúc tham gia hội chợ VITM 2016
4.
Phân định vai trò,
trách nhiệm của các bên nhằm nâng cao hiệu quả tham gia hội chợ du lịch quốc tế
trong thời gian tới: Để nâng cao hiệu quả công tác xúc tiến du lịch, vai trò và
trách nhiệm của các bên cần được phân định rõ ràng. Theo đó, cơ quan quản lý
nhà nước tập trung quảng bá điểm đến, đất nước, con người Vĩnh Phúc; cộng đồng
doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong thu hút khách
du lịch. Tăng cường phối hợp và hợp tác giữa các bên, trong đó Hiệp hội Du lịch
phải phát huy vai trò cầu nối giữa cơ quan quản lý nhà nước và cộng đồng doanh
nghiệp; Hiệp hội và các địa phương cần củng cố bộ phận làm xúc tiến chuyên
nghiệp hơn; Cộng đồng doanh nghiệp đề xuất thành lập các nhóm doanh nghiệp
chung ý tưởng đảm nhận thị trường có định hướng rõ ràng (ví dụ Câu lạc bộ du lịch
sinh thái), từ đó nhóm doanh nghiệp chủ động lựa chọn, tổ chức tham gia hội
chợ, xây dựng sản phẩm, tổ chức đoàn famtrip và đón khách… Cần nâng cao vai trò
của cơ quan chuyên trách về xúc tiến du lịch để có thể tập trung các nguồn lực
góp phần nâng cao hiệu quả xúc tiến du lịch.
5.
Khẳng định vai trò
quan trọng của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo tài liệu giới
thiệu sản phẩm, cách trình bày, thiết kế sao cho bắt mắt, đặc biệt là việc
chuẩn bị nhân sự. Người trực tiếp gặp gỡ khách hàng tại hội chợ phải thành thạo
ngoại ngữ, am hiểu tường tận sản phẩm, dịch vụ và có quyền quyết định chính
sách giá, các ưu đãi khách hàng yêu cầu khi đàm phán; biết lắng nghe nhu cầu và
xin địa chỉ liên lạc của khách hàng tại hội chợ. Sau khi kết thúc hội chợ,
doanh nghiệp cần chủ động liên hệ lại với họ. Nếu cơ hội hợp tác chưa đến thì
đó cũng là bước làm quen, ghi dấu họ vào danh sách khách hàng tiềm năng trong
tương lai. “Những phần việc này rất cần sự hỗ trợ, tư vấn kinh nghiệm từ các cơ
quan quản lý nhà nước chuyên ngành
Hy vọng rằng với sự nỗ lực, đóng góp và hợp tác của các bên,
trong thời gian tới, công tác xúc tiến du lịch của tỉnh nhà được nâng lên tầm
cao mới, phát huy hiệu quả và góp phần thu hút ngày càng nhiều khách du lịch
trong và ngoài nước đến với Vĩnh Phúc.
Nguyễn Hảo