Mỗi năm cả nước có hàng chục hội chợ thương mại, du lịch được tổ chức ở nhiều thời điểm khác nhau. Tham gia hội chợ, các doanh nghiệp tốn một khoản tiền không nhỏ, chưa kể thời gian, công sức cho các khâu chuẩn bị như thủ tục đăng ký, đi tiền trạm, thiết kế gian hàng, in ấn tài liệu, tập gấp, làm phim quảng bá, tìm nơi lưu trú, phương tiện đi lại… Vì vậy, việc nghiên cứu tính chất, đối tượng khách đến hội chợ, lựa chọn đơn vị tổ chức, uy tín, thương hiệu của hội chợ là điều quan trọng để đạt được mục đích quảng bá thương hiệu, khảo sát nhu cầu khách, tìm kiếm khách hàng tại hội chợ.

Hội chợ quảng bá văn hóa du lịch tại tỉnh Vĩnh Phúc

Một vấn đề mà đơn vị chuyên môn cũng như các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh gặp phải hiện nay là sự lúng túng khi tham gia hội chợ; đội ngũ cán bộ, nhân viên tiếp thị chưa chuyên nghiệp. Những thông tin liên quan như tờ rơi, sản phẩm mẫu để quảng bá chưa phong phú...và quan trọng là các doanh nghiệp chưa thực sự vào cuộc.

Để thành công khi tham gia các hội chợ, có nhiều công việc cần được thực hiện. Cụ thể như sau:

1.    Về công tác chuẩn bị: Cần sớm lên kế hoạch quảng bá, xúc tiến du lịch và cung cấp, trao đổi kế hoạch giữa các bên để tăng cường phối hợp, phát huy sự cộng hưởng nguồn lực. Đặc biệt, doanh nghiệp du lịch phải xác định rõ mục đích, mục tiêu cụ thể để lựa chọn tham gia những hội chợ phù hợp; từ đó chủ động chuẩn bị sản phẩm quảng bá hướng tới từng thị trường mục tiêu và quan tâm đầu tư chuẩn bị tài liệu điện tử thay cho tờ rơi, lựa chọn những sản phẩm lưu niệm nhỏ gắn với những làng nghề truyền thống, sản vật của địa phương để tặng cho khách tham quan hội chợ vừa là một công cụ quảng bá và cũng góp phần thu hút khách đến gian hàng. Cùng với đó, doanh nghiệp du lịch cần đặc biệt chú trọng đến công tác liên hệ trước, đặt lịch hẹn với đối tác, người mua (buyers). Ngoài ra, cán bộ tham gia cũng cần trau dồi các kỹ năng mềm và khả năng ngoại ngữ để nâng cao hiệu quả thông tin, đàm phán, thuyết phục đối tác và khách hàng.

2.    Tổ chức tham gia hội chợ: tích cực tổ chức và tham gia họp đoàn, đẩy mạnh phối hợp chặt chẽ hơn nữa trong thiết kế gian hàng chung thông qua việc đóng góp ý tưởng cũng như nguồn lực để tạo nên gian hàng xứng tầm, thể hiện niềm tự hào của du lịch Vĩnh Phúc và quan trọng là phù hợp với thị hiếu của thị trường mục tiêu. Đồng thời, phối hợp tổ chức các hội thảo, roadshow, tiệc cocktail… tạo cơ hội để doanh nghiệp du lịch gặp gỡ, giao lưu, hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

3.    Các hoạt động cần chú trọng triển khai sau khi tham gia hội chợ: Sau khi tham gia hội chợ, các bên cần tổ chức họp đoàn để đánh giá kết quả đạt được, thuận lợi, khó khăn và rút kinh nghiệm cho những lần tham gia khác; đồng thời huy động nguồn lực để tổ chức các đoàn famtrip, presstrip. Doanh nghiệp nên cân nhắc chi phí cơ hội khi tham gia tổ chức famtrip và lợi ích thu được, đầu tư để có nguồn khách riêng. Mặc dù, du lịch Vĩnh Phúc còn hạn chế trong nguồn lực dành cho hoạt động xúc tiến, nhưng cũng cần đầu tư tham gia hội chợ du lịch quốc tế qua một số hình thức kết hợp nhằm phát huy hiệu quả từ hoạt động quảng bá, xúc tiến ra thị trường ngoài nước.

Vĩnh Phúc tham gia hội chợ VITM 2016

4.    Phân định vai trò, trách nhiệm của các bên nhằm nâng cao hiệu quả tham gia hội chợ du lịch quốc tế trong thời gian tới: Để nâng cao hiệu quả công tác xúc tiến du lịch, vai trò và trách nhiệm của các bên cần được phân định rõ ràng. Theo đó, cơ quan quản lý nhà nước tập trung quảng bá điểm đến, đất nước, con người Vĩnh Phúc; cộng đồng doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong thu hút khách du lịch. Tăng cường phối hợp và hợp tác giữa các bên, trong đó Hiệp hội Du lịch phải phát huy vai trò cầu nối giữa cơ quan quản lý nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp; Hiệp hội và các địa phương cần củng cố bộ phận làm xúc tiến chuyên nghiệp hơn; Cộng đồng doanh nghiệp đề xuất thành lập các nhóm doanh nghiệp chung ý tưởng đảm nhận thị trường có định hướng rõ ràng (ví dụ Câu lạc bộ du lịch sinh thái), từ đó nhóm doanh nghiệp chủ động lựa chọn, tổ chức tham gia hội chợ, xây dựng sản phẩm, tổ chức đoàn famtrip và đón khách… Cần nâng cao vai trò của cơ quan chuyên trách về xúc tiến du lịch để có thể tập trung các nguồn lực góp phần nâng cao hiệu quả xúc tiến du lịch.

5.    Khẳng định vai trò quan trọng của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo tài liệu giới thiệu sản phẩm, cách trình bày, thiết kế sao cho bắt mắt, đặc biệt là việc chuẩn bị nhân sự. Người trực tiếp gặp gỡ khách hàng tại hội chợ phải thành thạo ngoại ngữ, am hiểu tường tận sản phẩm, dịch vụ và có quyền quyết định chính sách giá, các ưu đãi khách hàng yêu cầu khi đàm phán; biết lắng nghe nhu cầu và xin địa chỉ liên lạc của khách hàng tại hội chợ. Sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ lại với họ. Nếu cơ hội hợp tác chưa đến thì đó cũng là bước làm quen, ghi dấu họ vào danh sách khách hàng tiềm năng trong tương lai. “Những phần việc này rất cần sự hỗ trợ, tư vấn kinh nghiệm từ các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành

Hy vọng rằng với sự nỗ lực, đóng góp và hợp tác của các bên, trong thời gian tới, công tác xúc tiến du lịch của tỉnh nhà được nâng lên tầm cao mới, phát huy hiệu quả và góp phần thu hút ngày càng nhiều khách du lịch trong và ngoài nước đến với Vĩnh Phúc.

Nguyễn Hảo